KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

İÇİNDEKİLER

TANIMLAR ve KISALTMALAR........................................................................................ 3

1. KAPSAM......................................................................................................................... 3

2. AMAÇ.............................................................................................................................. 4

3. KAYIT ORTAMLARI................................................................................................... 4

KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN

DURUMLAR........................................................................................................................... 4

5. KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI.................................................................................. 6

KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASINA İLİŞKİN ALINAN

TEDBİRLER............................................................................................................................ 7

KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASINDA YER ALAN

BİRİMLER VE GÖREV TANIMLARI............................................................................... 9

8. KİŞİSEL VERİLERİN İMHA YÖNTEMLERİ VE SÜRECİ................................. 9

9. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ.......................................................................... 10

10. PERİYODİK İMHA SÜRELERİ.............................................................................. 11

POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI/ SAKLANMASI, YÜRÜRLÜK TARİHİ VE

POLİTİKA’DA YAPILACAK GÜNCELLEMELER..................................................... 12

TANIMLAR ve KISALTMALAR

Alıcı Grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisidir.

Envanter: Kişisel Veri İşleme Envanteri’dir.

İlgili Kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir.

İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesidir. Kanun: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’dur.

Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortama verilen addır

Kişisel Veri İşleme Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçlarını, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve detaylandırdıkları envanterdir. Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu’dur.

Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumu’dur.

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir.

Periyodik İmha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemidir. Politika: İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası Kişisel Veri Saklama Ve İmha Politikası.

Sicil: Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından tutulan Veri Sorumluları Sicilidir.

Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemidir.

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir. Yönetmelik: Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Haline Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’tir.

Oda: İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası (Veri Sorumlusu)

Kişisel Verilerin Korunması Politikası içerisinde bulunan tanımlar işbu Politika için de geçerlidir.

KAPSAM

İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (Bundan sonra “Politika” olarak adlandırılacaktır); İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası’nın kişisel verilerin işlendiği departmanları ile çalışanlarını ve İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası’nın veri paylaşımında bulunduğu iş ortaklarını, iş ve hizmet satın aldığı tüzel/gerçek kişileri, 3. kişi ve resmi kurum ve kuruluşlar ile kanunun yetkilendirdiği tüzel/gerçek kişileri kapsamaktadır.

İlgili mevzuatın değişmesi veya güncellenmesi durumunda, İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası politikasını ilgili mevzuata uyumlu olacak şekilde yenileyebilecek, değiştirebilecek veya güncelleyecektir.

İşbu Politika’nın İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası tarafından uygulanmasında hukuki bir engel olması, uyumsuzluk ortaya çıkması ve/veya yeni düzenlemeler ışığında güncelleme ihtiyacı doğması halinde, İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası, Politika ve uygulamasını yeniden belirleyebilecektir.

AMAÇ

İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası tarafından gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası; kanun ile belirlenen temel ilkeler doğrultusunda; İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası çalışanları, çalışan adayları, hizmet sağlayıcıları, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını öncelik olarak belirlemiştir.

Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Politikaya uygun olarak gerçekleştirilir.

KAYIT ORTAMLARI

Kişisel veriler, İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası tarafından Tablo 1’de listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.

Tablo 1: Kişisel veri saklama ortamları

Elektronik Ortam	Elektronik Olmayan Ortam
·	Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veri	·	Kağıt
tabanı, web, dosya paylaşım, vb.)	·	Manuel veri kayıt sistemleri
·	Yazılımlar (ofis yazılımları, portal)	(anket formları, ziyaretçi giriş defteri)
·	Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı,	·	Yazılı, basılı, görsel ortamlar
saldırı tespit ve engelleme, günlük log kayıt dosyası,
antivirüs vb.)
·	Bulut sistemleri
·	Bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü)
·	Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.)
·	Optik diskler (CD, DVD vb.)
·	Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.)
·	Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi, parmak
okuyucu,yüz arama sistemi vb.

4. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN DURUMLAR

A- KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI GEREKTİREN DURUMLAR

Kanunun 3 üncü maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4 üncü maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar;

İşbu Politika; İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası‘nın kişisel veriler üzerinde uygulayacağı saklama faaliyetlerine ilişkin bilgi ve imha faaliyetlerini kapsayacak olup, her türlü imha gereksinimi sonucunda uygulanacaktır. Muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6 ncı maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır.

Buna göre, İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.

Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası’nda, faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,

6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu,

657 sayılı Devlet Memurları Kanunu,

5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,

5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi Kanunu,

6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,

4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu,

3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun,

4857 sayılı İş Kanunu,

2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu,

5434 sayılı Emekli Sağlığı Kanunu,

2828 sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu

İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik

Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik

Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler

çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

ii.

Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

İşlenen kişisel verileriniz, mevzuat tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak

İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası tarafından aşağıda yer alan amaçlarla saklanmaktadır:

İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası’nın yürüttüğü faaliyetlerin mevzuata ve İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası politikalarına uygun olarak yerine getirilmesi için İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası iş birimleri tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve bu doğrultuda faaliyetlerin yürütülmesi;

İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası’nın insan kaynakları politikasının belirlenmesi ile faaliyetlerinin yürütülmesi ve icra edilmesi;

İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası’nın kısa, orta ve uzun vadede politikalarının tespit edilmesi, planlanması ve uygulanması;

İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası ile iş ilişkisi içerisinde olunan ilgili kişilerin ticari, teknik, hukuki emniyetinin sağlanması ve işbu gerçek / tüzel kişilerle irtibat sağlanması

İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası’nın itibarı ve oluşturduğu güvenin korunması;

İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası’nın düzenlediği organizasyon ve faaliyetlerin görünürlüğünün arttırılması,

İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası’nın üyelik işlemlerinin gerçekleştirilmesi, süreçlerin yürütülmesi, üyelere karşı yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve iletişimin sağlanması;

Resmi kurumlarca ilgili mevzuat kapsamında öngörülen bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerine uyulması, bu hizmetlerden faydalanılmasına ilişkin olarak tabi olduğumuz yasal yükümlülüklerin ifa edilmesi;

İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası’sının stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması amacıyla; yürütülen finans operasyonları, iletişim ve sosyal sorumluluk aktiviteleri, satın alma operasyonları (talep, teklif, değerlendirme, sipariş, bütçelendirme), İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası içi sistem ve uygulama yönetimi operasyonları, hukuki operasyonlarının yönetilmesi;

Resmi makamlardan ya da ilgili kişilerden gelen taleplerin incelenmesi, değerlendirilmesi, yanıtlanması;

İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası’na ait fiziki mekânların güvenliği ve denetiminin sağlanması;

İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğünün yerine getirilmesi.

B- İMHAYI GEREKTİREN SEBEPLER

Kişisel veriler;

İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası

İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,

Kişisel verileri işlemenin hukuka veya dürüstlük kuralına aykırı olması,

Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası tarafından kabul edilmesi,

· İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası’nın, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması

Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması

Taraflar arasındaki sözleşmenin hiç kurulmamış olması, sözleşmenin geçersiz olması, sözleşmenin kendiliğinden sona ermesi, sözleşmenin feshi veya sözleşmeden dönülmesi,

Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde ilgili kişinin açık rızasını geri alması,

durumlarında, İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI

Kişisel verilerin imhası, üç farklı şekilde sağlanabilir. Bunlar verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesidir.

Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası, ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması ve Yönetmelik’te düzenlenmiş hallerin ortaya çıkması halinde kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel verileri siler veya yok eder.

Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Yok etme işlemi, İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası’nın verileri fiziksel kayıt ortamlarında işlediği durumlarda yapılacaktır. İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası bu verileri tekrar geri getirilmesi mümkün olmayacak hale getirmekle yükümlüdür. İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası gerekli her türlü teknik ve idari tedbiri alacaktır.

Kişisel Verilerin Anonimleştirilmesi

Anonim hale getirme işlemi, İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası’nın kişisel verileri tamamen veya otomatik yollarla işlediği durumlarda, bu verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Verilerin anonimleştirilmesi sırasında İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası, tek yönlü fonksiyonlar ile şifreleme gibi yöntemler kullanılabilir. İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası, kişisel verilerin anonim hale getirilmesiyle ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbiri alacaktır.

KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASINA İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER

A- TEKNİK TEDBİRLER

İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:

Farklı testler ile İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası’nın bilişim sistemlerine yönelik risk, tehdit, zafiyet ve varsa açıklıklar ortaya çıkarılarak gerekli önlemler alınmaktadır.

Bilgi güvenliği olay yönetimi ile gerçek zamanlı yapılan analizler sonucunda bilişim sistemlerinin sürekliliğini etkileyecek riskler ve tehditler sürekli olarak izlenmektedir.

Bilişim sistemlerine erişim ve kullanıcıların yetkilendirilmesi, erişim ve yetki matrisi ile kurumsal aktif dizin üzerinden güvenlik politikaları aracılığı ile yapılmaktadır.

İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası’nın bilişim sistemleri teçhizatı, yazılım ve verilerin fiziksel güvenliği için gerekli önlemler alınmaktadır.

Çevresel tehditlere karşı bilişim sistemleri güvenliğinin sağlanması için, donanımsal (kamera kaydı, alarm sistemi ve kilit sistemi vb.) ve yazılımsal (güvenlik duvarları, atak önleme sistemleri, ağ erişim kontrolü, zararlı yazılımları engelleyen sistemler vb.) önlemler alınmaktadır.

Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini önlemeye yönelik riskler belirlenmekte, bu risklere uygun teknik tedbirlerin alınması sağlanmakta ve alınan tedbirlere yönelik teknik kontroller yapılmaktadır.

İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası içerisinde erişim prosedürleri oluşturularak kişisel verilere erişim ile ilgili raporlama ve analiz çalışmaları yapılmaktadır.

Kişisel verilerin bulunduğu saklama alanlarına erişimler kayıt altına alınarak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri kontrol altında tutulmaktadır.

İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli tedbirleri almaktadır.

Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu ilgili kişiye ve Kurula bildirmek için İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası tarafından buna uygun bir sistem ve altyapı oluşturulmuştur.

Güvenlik açıkları takip edilerek uygun güvenlik yamaları yüklenmekte ve bilgi sistemleri güncel halde tutulmaktadır.

Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güçlü parolalar kullanılmaktadır.

Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güvenli kayıt tutma (loglama) sistemleri kullanılmaktadır.

Kişisel verilerin güvenli olarak saklanmasını sağlayan veri yedekleme programları kullanılmaktadır.

Elektronik olan veya olmayan ortamlarda saklanan kişisel verilere erişim, erişim prensiplerine göre sınırlandırılmaktadır.

Özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğine yönelik ayrı politika belirlenmiştir.

Özel nitelikli kişisel veri işleme süreçlerinde yer alan çalışanlara yönelik özel nitelikli kişisel veri güvenliği konusunda eğitimler verilmiş, gizlilik sözleşmeleri yapılmış, verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların yetkileri tanımlanmıştır.

Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği elektronik ortamlar kriptografik yöntemler kullanılarak muhafaza edilmekte, kriptografik anahtarlar güvenli ortamlarda tutulmakta, tüm işlem kayıtları loglanmakta, ortamların güvenlik güncellemeleri sürekli takip edilmekte, gerekli güvenlik testlerinin düzenli olarak yapılması/yaptırılması, test sonuçlarının kayıt altına alınması,

Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği fiziksel ortamların yeterli güvenlik önlemleri alınmakta, fiziksel güvenliği sağlanarak yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir.

Özel nitelikli kişisel veriler e-posta yoluyla aktarılması gerekiyorsa şifreli olarak kurumsal e-posta adresiyle veya KEP hesabı kullanılarak aktarılmaktadır. Taşınabilir bellek, CD, DVD gibi ortamlar yoluyla aktarılması gerekiyorsa kriptografik yöntemlerle şifrelenmekte ve kriptografik anahtar farklı ortamda tutulmaktadır. Farklı fiziksel ortamlardaki sunucular arasında aktarma gerçekleştiriliyorsa, sunucular arasında VPN kurularak veya sFTP yöntemiyle veri aktarımı gerçekleştirilmektedir. Kâğıt ortamı yoluyla aktarımı gerekiyorsa evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemler alınmakta ve evrak “gizli” formatta gönderilmektedir.

B- İDARİ TEDBİRLER

İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır:

Çalışanların niteliğinin geliştirilmesine yönelik, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmenin ve erişilmesinin önlenmesi, kişisel verilerin muhafazasının sağlanması, iletişim teknikleri, teknik bilgi beceri ve mevzuat hakkında eğitimler verilmektedir.

İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası tarafından yürütülen faaliyetlere ilişkin çalışanlara gizlilik sözleşmeleri imzalatılmaktadır.

Güvenlik politika ve prosedürlerine uymayan çalışanlara yönelik uygulanacak disiplin prosedürü hazırlanmıştır.

Kişisel verilerin saklanması için üçüncü kişilerle iş birliği yapılması durumunda kişisel verilerin aktarıldığı işletme ve/veya kurumlar ile yapılan sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, aktarılan kişisel verilerin korunması ve güvenli saklanması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerinin alınmasına ilişkin yükümlülük ve sorumluluklarını ortaya koyan hükümlere yer verilir.

Kişisel verilerin fiziki saklandığı mekanların güvenliği sağlanmakta olup erişim yetkisi sınırlandırılmıştır.

Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.

İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası içi periyodik ve rastgele denetimler yapılmaktadır.

İş yeri dahilinde özellikle fiziksel imhaya ilişkin gerekli ekipman bulundurulur.

Fiziksel güvenlik ve denetimin sağlanması için gerekli olan kamera kaydına ilişkin aydınlatma metninin sunulmasında Engelliler Hakkında Kanun gereğince erişilebilirlik standartlarına uygun tedbirler alınmaktadır.

KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASINDA YER ALAN BİRİMLER VE GÖREV TANIMLARI

İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası bünyesinde kişisel verileri saklama ve imha işlemlerinden; İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası Yönetim Kurulunca görevlendirilen kişiler yetkilidir. Diğer İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası çalışanlarının gerçekleştirebileceği saklama ve imha işlemleri yetkili çalışanların bilgisi dahilinde ve gözetiminde gerçekleştirilir.

KİŞİSEL VERİLERİN İMHA YÖNTEMLERİ VE SÜRECİ

İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle

imha edilir.

A- KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ

Kişisel veriler Tablo-2’te verilen yöntemlerle silinir.

Tablo 2: Kişisel Verilerin Silinmesi

Veri Kayıt Ortamı		Açıklama

Sunucularda	Yer	Alan	Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre
Kişisel Veriler		sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların
			erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.

Elektronik Ortamda Yer	Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını
Alan Kişisel Veriler	gerektiren süre sona erenler, veri tabanı yöneticisi hariç diğer
			çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar
			kullanılamaz hale getirilir.

Fiziksel Ortamda	Yer	Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren
Alan Kişisel Veriler	süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç
			diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz
			hale	getirilir.	Ayrıca,	üzeri	okunamayacak	şekilde
			çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır
Taşınabilir	Medyada	Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden
Bulunan Kişisel Veriler	saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi
			tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine
			verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır.

B- KİŞİSEL VERİLERİN YOK EDİLMESİ

Kişisel veriler, Konya Sanayi Odası tarafından Tablo-3’te verilen yöntemlerle yok edilir.

Tablo 3: Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Veri Kayıt Ortamı	Açıklama

Fiziksel Ortamda Yer Alan	Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren
Kişisel Veriler	süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili
	kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.

Optik/Manyetik Medyada Yer	Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden
Alan Kişisel Veriler	saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi,
	yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok
	edilmesi işlemi uygulanır. Ayrıca, manyetik medya özel bir
	cihazdan geçirilerek yüksek değerde manyetik alana maruz
	bırakılması suretiyle üzerindeki veriler okunamaz hale getirilir.

C- KİŞİSEL VERİLERİN ANONİMLEŞTİRİLMESİ

Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.

SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

A- Yasal Saklama ve İmha Süreleri

İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;

Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde;

Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta;

Süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yer alır.

Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde güncellemeler yapılır.

Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası tarafından yetkilendirilen çalışanlar tarafından yerine getirilir.

B- Veri Sahiplerinin Talep Etmesi Durumunda Silme ve Yok Etme Süreci

Veri sahiplerinin İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası’nın internet sitesinde de duyurulduğu üzere başvuru yaparak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiği durumlarda kişisel verileri işleme şartlarının mevcut durumunu kontrol eder ve buna bağlı ilgili eylem planını başlatır.

Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa talebe konu kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası, ilgili kişinin talebini en geç otuz gün içinde sonuçlandırır ve ilgili kişiye bilgi verir.

Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa veri sorumlusu bu durumu üçüncü kişiye bildirir; üçüncü kişi nezdinde Yönetmelik kapsamında gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder.

Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası ilgili veri sahibine gerekçesini açıklayarak talebi reddedebilir ve ret cevabını ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirir.

Tablo 4: Süreç bazında saklama ve imha süreleri tablosu

	SÜREÇ		SAKLAMA SÜRESİ	İMHA SÜRESİ

Ticari	İşlerin	Yürütülmesi	10 yıl					Saklama süresinin bitimini takip eden
Süreci										ilk periyodik imha süresinde

Sözleşmelerin Hazırlanması	Sözleşmenin iş ve işlemlere	Saklama süresinin bitimini takip eden
ve İcrası				etkisinin		sona		ermesini	ilk periyodik imha süresinde
					takiben 10 yıl
İKKO		ile	Faaliyetin	sona	ermesini	Saklama süresinin bitimini takip eden
İletişim		Faaliyetlerinin	takiben 10 yıl			ilk periyodik imha süresinde
İcrası
İnsan			Kaynakları	İş sözleşmesi	ve	hukuki	Saklama süresinin bitimini takip eden
Süreçlerinin Yürütülmesi	sürecinin		sona		ermesini	ilk periyodik imha süresinde
					takiben 10 yıl
Tutulan Resmi Defterler	SÜRESİZ				-

Log Kayıt Takip Sistemleri	6 ay					Saklama süresinin bitimini takip eden
										ilk periyodik imha süresinde
Donanım	ve		Yazılıma	2 yıl					Saklama süresinin bitimini takip eden
Erişim			Süreçlerinin						ilk periyodik imha süresinde
Yürütülmesi
Çalışan	Adayı	İş	Başvuru	Başvurulan	iş	tanımının	Saklama süresinin bitimini takip eden
Formu/ CV				ortadan	kalkması	halinde	ilk periyodik imha süresinde
					derhal, diğer hallerde 2 yıl
Veri Sorumlusuna	Başvuru	Başvuru	ve varsa	Kuruma	Saklama süresinin bitimini takip eden
Formu					intikal eden dosya sürecinin	ilk periyodik imha süresinde
					sona ermesini takiben 10 yıl
Kurumsal Hafıza		Süresiz					Saklama süresinin bitimini takip eden
										ilk periyodik imha süresinde

PERİYODİK İMHA SÜRELERİ

Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereğince İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası’nda her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi işbu politika ile yetkili kılınan kişiler tarafından tutanak altına alınarak gerçekleştirilir.

POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI/ SAKLANMASI, YÜRÜRLÜK TARİHİ VE POLİTİKA’DA YAPILACAK GÜNCELLEMELER

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kâğıt nüshası İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası nezdinde dosyasında saklanır.

Politika, İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası’nın internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, Politika’nın ıslak imzalı eski nüshaları İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası’nın imzaya yetkili kişisi/kişileri tarafından iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 5 yıl süre ile İzmir Kitap Ve Kırtasiyeciler Odası tarafından saklanır.

İlgili mevzuatta yapılacak değişikliğin ardından veya gerekli görülmesi halinde Politika’da güncelleme yapılabilir.